Das Februar 2019 Update bringt das die langersehnte Dienst- und Schichtplanung. Dies ergänzt die bereits vorhandenen Fähigkeiten zur Alarmierung der richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit.

Egal ob es sich um den Heizungsnotdienst in ihrer Ortschaft, den Servicedesk für ein Kassensystem, dem Notdienst für den Support von Medizingeräten oder der IT-Fachabteilung eines Großkonzerns handelt. All diese Teams planen ihre Bereitschaften oder Schichten, in dem sie verschiedene Mitarbeiter für entsprechende Zeiten einplanen. Während das früher oftmals mittels Kalenderbüchern oder Excel-Tabellen geschah, passiert das im Zeitalter der Digitalisierung online im Web oder per App. Und jetzt mit SIGNL4, das darüber hinaus die Schichtplanung mit der zielgenauen Alarmierung kombiniert.

Die Grundlagen der Schichtplanung

Die Dienst- und Schichtplanung erfolgt im Management-Portal von SIGNL4. Das kann in jedem Webbrowser gemacht werden und ist äußerst flexibel. Im Grunde genommen kann jede Art von zeitlicher Verfügbarkeit bis auf 30 Minuten genau geplant werden. Das geschieht im Grunde genommen mit ein paar Mausklicks und ein wenig Drag&Drop.

Die neue Schichtplanung ergänzt die bereits vorhandene Möglichkeit, ad-hoc einen Dienst zu beginnen indem man auf dem Dashboard der mobilen App von SIGNL4 einfach sein Profilbild antippt. Im Portal geplante Schichten und Dienstzeiten bedeuten, dass die eingeplanten Teammitglieder bei Dienstbeginn automatisch zum Dienst angemeldet und bei Dienstende automatisch abgemeldet werden. Alarme, die über SIGNL4 erstellt werden, werden immer automatisch an Personen im Dienst benachrichtigt. Bei Ausbleiben einer Reaktion (Quittierung) innerhalb einer konfigurierbaren Zeit werden dann die Personen mit Manager-Status informiert (Eskalation).

Funktionsübersicht

Hier ist die Liste der Funktionen:

• Planung von Diensten und Bereitschaften im Webbrowser
• Vollbildansicht und 3 Zoomstufen für einfache Planung
• Automatische An- und Abmeldung zum Dienst gemäß der Planung
• Möglichkeit, mehrere Personen pro Zeit/Schicht einzuplanen
• Komplette Flexibilität was die zeitliche Planung anbelangt
• Maximale Granularität von 30 mins
• Anzeige der nächsten Schicht und des Schichtendes in der mobilen App
• Übergabe-Assistent zeigt Schichtübergänge im Planungstool an
• Automatische Schichtreports per Email
• Absolvierte Schichten können für Protokollierung nicht geändert werden
• Minimale Anzahl von Teammitgliedern basierend auf der geplanten Zahl pro Schicht (Abmelden wird verhindert)
• Unterstützung von Zeitzonen

SIGNL4 Duty and Shift Scheduling from your Browser

Wie die Schichtplanung in SIGNL4 funktioniert

Um einen Dienst, eine Bereitschaft oder eine Schicht zu planen, stellen Sie bitte sicher, dass der Schalter „Schichtplanung“ aktiviert ist. Dann klicken Sie einfach in den Kalender und zwar in die Zeile und dorthin wo Sie die Schicht für den jeweiligen Mitarbeiter anlegen möchten. Durch Klick-und-Ziehen können Sie die Schichtlänge festlegen. Oder Sie ändern die Schichtlänge, indem Sie auf die linke oder rechte Kante klicken, festhalten und ziehen. Um einen geplanten Dienst zu löschen, einfach darauf klicken und ‚Löschen‘ auswählen.

PS: Vergangene oder bereits begonnene Dienste können aus Gründen der Protokollierung nicht mehr geändert werden.

Szenarien und Schichtabfolgen

Die Flexibilitä der SIGNL4 Schichtplanung erlaubt im Grunde genommen jede Art von Sichtfolgen oder Dienstzeiten. Das schließt typische Folgen von 6, 8 oder 12h Schichten ein wie Sie im Gesundheitswesen oder in der Produktion üblich sind. Oder aber auch Rufbereitschaften für eine ganze Woche, wie sie in der IT vorkommen. Für solche Bereitschaften lassen sich auf Tageszeiten frei planen, zu denen keine Alarme zugestellt werden sollen, z.B. zu den normalen Geschäftszeiten. Der „Übergabe-Assistent“ zeigt im übrigen die Schichtübergänge mit blauen Linien im Kalender an, wenn man ihn aktiviert.

Grundsätzlich kann man aber jeden zeitlichen Slot eintragen, der mindestens 30 Minuten lang ist. Und damit ist jede Art der Dienstplanung möglich.

PS. Und natürlich arbeiten wir an weiteren Funktionen um die Dienstplanung noch produktiver zu machen.

Vertretungen

Ein typischer Szenario in der Schicht- und Dienstplanung sind Vertretungen. Insbesondere Ad-Hoc-Vertretung, z.B. aufgrund eines persönlichen Notfalls. In so einem Fall benötigt der aktuelle Diensthabende jemanden der für ihn einspringt. Üblicherweise ein befreundeter Kollege. Das kann mit SIGNL4 problemlos umgesetzt werden. Dabei muss lediglich beachtet werden, dass SIGNL4 immer eine minimale Anzahl von Diensthabenden benötigt. Dies basiert auf den eingeplanten Teammitglieder. Sind also 2 Teammitglieder eingeplant, so beträgt die minimale Stärke 2. Wenn jetzt also eine Vertretung einspringen soll, muss sich diese Vertretung erst über die mobile App zum Dienst anmelden (Tippen des Profilbildes in der App). Anschließend kann der Mitarbeiter, der den Notfall hat, ebenfalls über die mobile App den Dienst verlassen. Die Dienstzeiten werden dabei real erfasst, d.h. die Vertretung bekommt die zusätzlichen Stunden im Dienst gutgeschrieben und der Mitarbeiter mit dem Notfall nicht.

Protokollierung von Dienstzeiten

SIGNL4 erfasst alle Zeiten, die von Teammitglieder im Dienst verbracht werden. Die Zeiterfassung beginnt sobald sich jemand durch das Tippen des Profilbildes in der mobilen App zum Dienst anmeldet und endet durch erneutes Antippen zum Abmelden. Alle erfassten Zeiten können als CSV-Datei monatlich für eine Auswertung heruntergeladen werden.

Die Schichtplanung wird nur indirekt zur Zeiterfassung herangezogen. Wenn als im obigen Vertretungsszenario jemand den Dienst verlässt, wird die Schichtplanung nicht verändert, allerdings werden die Zeiten während der Vertretung für die ursprünglich geplante Person dann nicht erfasst. Sondern nur für die Vertretung. Geht jemand ad-hoc in den Dienst, obwohl er nicht geplant ist, wird seine Zeit allerdings auch erfasst.

Zeitprotokolle als CSV Datei herunterladen

Schichtreports

Wenn der ‚Übergabeassistent‘ eingeschaltet ist, versendet SIGNL4 nach jeder Schicht einer Report per Email. Dieser enthält alle Alarme (z.B. technische Störungen), die während der Schicht aufgetreten sind und auch alle Quittierungen, Zuständigkeiten und Kommentare. Der Schichtreport wird dabei an die Personen gesendet, die die neue Schicht beginnen und stellt somit eine digitale Übergabe dar. Manager im Dienst zum Zeitpunkt der Schichtübergabe erhalten den Report ebenfalls.

Wichtige Hinweise

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste SIGNL4 App (Version 1.7 oder höher) benutzen
2. Um die SIGNL4 Schichtplanung zu nutzen oder zu testen, müssen Sie entweder im 30-Tage-Test sein oder der kommerziellen ‚Optimieren‘ oder ‚Maximieren‘ Subskription
3. Stellen Sie sicher, dass der Schalter ‚Dienstplanung‘ in den Einstellungen im Management-Portal aktiviert ist. Sie erkennen das daran, dass das Kalender-Control angezeigt wird.
4. Wenn Sie SIGNL4 bereits getestet haben und Ihr 30-Tage-Test abgelaufen ist, sind Sie im kostenlosen ‚Starten‘ Plan, der die Schichtplanung nicht enthält. Sie müssen sich daher mit einer anderen Email-Adresse neu registrieren. Melden Sie sich dazu in der mobilen App ab und starten Sie den Registrierungsvorgang noch einmal.

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