Telefonische Bereitschaft und Anrufweiterleitung

Außerhalb der Geschäftszeiten zuverlässig auf wichtige Anrufe reagieren

Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen heutzutage herausragenden Kundenservice bieten. Eine 24/7 Service-Hotline einzurichten, ist üblich. Diese zu besetzen ist allerdings eine Herausforderung, insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten. Selbst für große Unternehmen mit geringem Anrufaufkommen ist es nicht ökonomisch solche Hotline qualifiziert rund um die Uhr zu besetzen.

Es bietet sich eine Rufbereitschaft an. Allerdings hat diese ihre Tücken, denn wer kann schon qualifiziert am Telefon antworten, wenn gerade mitten in der Nacht geweckt wurde, am besten noch von einem Kunden und Kollegen mit einem dringenden Anliegen, z.B. in Bezug auf eine technische Störung.

Ein Anrufbeantworter funktioniert hier, allerdings sollte ein Rückruf schnell erfolgen und damit haben wir das Problem der zuverlässigen Alarmierung des Rufbereitschaftshabenden. Anrufe können zwar leicht verzögert beantwortet, aber verpasst werden, sollten sie nicht.

Anrufweiterleitung

SIGNL4 ist die perfekte Lösung für eine telefonisch Bereitschaft und bietet sowohl die direkte, automatische Anrufweiterleitung als auch eine Mailbox für Sprachnachrichten mit Alarmierungsfunktion. Falls die Anrufweiterleitung nicht aktiv ist, wird automatisch die Mailbox aktiv und die Rufbereitschaft wird über den Anruf alarmiert. Mitarbeiter können sich den aufgezeichneten Anruf in der App anhören und per Knopfdruck den Kunden anrufen, wenn sie so weit sind.

Die Bereitschaftszeiten werden dabei bequem im Browser geplant und verwaltet. SIGNL4 leitet Anrufe basierend auf dieser Planung immer vollautomatisch an den aktuellen Bereitschaftshabenden weiter oder alarmiert diesen bei neun Sprachnachrichten.

SIGNL4 ist eine sehr effektive und kostengünstige Lösung, um Rufbereitschaften bei Hotline-Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten zu alarmieren. Es gehen keine Anrufe verloren und eine Reaktion wird garantiert. SIGNL4 verbessert die Reaktionszeiten, den Kundenservice und die gesamte Art und Weise wie Mitarbeiter den Dienst in der Rufbereitschaft empfinden.

Funktionsweise

Planung Bereitschaft

Die Bereitschaft wird vorab im Dienstplan in SIGNL4 per Browser eingetragen. Mehr dazu

Dringender Anruf

Kunde oder Kollege ruft die 24/7 Service Hotline außerhalb der Geschäftszeiten an, die von SIGNL4 bereitgestellt wird.

Anrufweiterleitung

SIGNL4 leitet den eingehenden Anruf automatisch an die Rufbereitschaft weiter und verbindet den Anrufer mit einem der Bereitschaftshabenden.

Anrufbeantworter

Ist die Rufweiterleitung nicht aktiviert oder das Bereitschaftsteam nicht verfügbar, nimmt automatisch die Mailbox den Anruf entgegen. Der Kunde kann eine Sprachnachricht hinterlassen.

Mitarbeiter alarmieren

SIGNL4 überprüft welche(r) Mitarbeiter Dienst hat und alarmiert diese(n) per Push, SMS und Anruf bis eine Reaktion erfolgt.

Eskalation falls notwendig

Falls innerhalb einer konfigurierbaren Zeit keine Reaktion/Quittierung erfolgt, kann ein Manager alarmiert werden.

Aufnahme abspielen

Der alarmierte Mitarbeiter der Rufbereitschaft kann in der App die Aufnahme des Anrufs direkt abspielen und quittieren.

Zurückrufen

Nachdem das Problem verstanden und möglicherweise sogar schon untersucht wurden, kann der Mitarbeiter direkt aus der App zurückrufen. Gesprächsnotizen können direkt in der App erfasst und für alle transparent zum Arbeitsbeginn hinterlegt werden.
voicemail
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Integrationsbeispiele

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