Anrufweiterleitung und Sprachbox

Außerhalb der Geschäftszeiten zuverlässig auf Kundenanrufe reagieren

Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen heutzutage herausragenden Kundenservice bieten. Eine 24/7 Service Hotline einzurichten, ist üblich. Diese zu besetzen ist allerdings eine Herausforderung, insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten. Selbst für große Unternehmen mit geringem Anrufaufkommen ist es nicht ökonomisch solche Hotline qualifiziert rund um die Uhr zu besetzen.

Es bietet sich eine Rufbereitschaft an. Allerdings hat diese ihre Tücken, denn wer kann schon qualifiziert am Telefon antworten, wenn gerade mitten in der Nacht geweckt wurde, am besten noch von einem unzufriedenen Kunden. Ein Anrufbeantworter funktioniert hier, allerdings sollte ein Rückruf schnell erfolgen und damit haben wir das Problem der zuverlässigen Alarmierung des Rufbereitschaftshabenden. Kundenanrufe können zwar leicht verzögert beantwortet aber verpasst werden sollten sie nicht.

Anrufweiterleitung

SIGNL4 ist die perfekte Lösung hier und bietet sowohl die direkte, automatische Anrufweiterleitung an die Bereitschaft als auch eine Mailbox für Sprachnachrichten. Falls die Anrufweiterleitung nicht aktiv ist, wird automatisch die Mailbox aktiv und die Rufbereitschaft wird über den Anruf alarmiert. Mitarbeiter können sich den aufgezeichneten Anruf in der App anhören und per Knopfdruck den Kunden anrufen, wenn sie soweit sind.

SIGNL4 ist eine sehr effektive und kostengünstige Lösung um Rufbereitschaften bei Hotline-Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten zu alarmieren. Es gehen keine Anrufe verloren und eine Reaktion wird garantiert. SIGNL4 verbessert die Reaktionszeiten, den Kundenservice und die gesamte Art und Weise wie Mitarbeiter den Dienst in der Rufbereitschaft empfinden.

Funktionsweise

Kundenanruf

Kunde ruft die 24/7 Service Hotline außerhalb der Geschäftszeiten an, die von SIGNL4 bereitgestellt wird.

Anrufweiterleitung

SIGNL4 leitet den eingehenden Anruf automatisch an die Rufbereitschaft weiter und verbindet den Anrufer mit einem der Bereitschaftshabenden.

Anrufbeantworter

Ist die Rufweiterleitung nicht aktiviert oder das Bereitschaftsteam nicht verfügbar, nimmt automatisch die Mailbox den Anruf entgegen. Der Kunde kann eine Sprachnachricht hinterlassen.

Mitarbeiter alarmieren

SIGNL4 überprüft welche(r) Mitarbeiter Dienst hat und alarmiert diese(n) per Push, SMS und Anruf bis eine Reaktion erfolgt.

Eskalation falls notwendig

Falls innerhalb einer konfigurierbaren Zeit keine Reaktion/Quittierung erfolgt, kann ein Manager alarmiert werden.

Aufnahme abspielen

Der alarmierte Mitarbeiter der Rufbereitschaft kann in der App die Aufnahme des Anrufs direkt abspielen und quittieren.

Kunden zurückrufen

Nachdem das Problem verstanden und möglicherweise sogar schon untersucht wurden, kann der Mitarbeiter den Kunden direkt aus der App zurückrufen. Gesprächnotizen können direkt in der App erfasst und für alle transparent zum Arbeitsbeginn hinterlegt werden.
voicemail
muster

Integrationsbeispiele

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