Unser Mai-Update enthält eine neu überarbeitete Schichtplanung für eure SIGNL4-Teams. Damit wird es nun wesentlich einfacher, euer Schichtmodell in SIGNL4 zu hinterlegen und Teamkollegen in Schichten einzuplanen. Es beinhaltet auch eine neuartige Kalenderansicht sowie eine grundlegende Überarbeitung unserer Vertretungsfunktion für die eingeplanten Kollegen im Dienst.
Alle Details gibt es wie immer in diesem Blogartikel.
Neu: Schichten
Der Bereich Dienste & Schichten im Web Portal wurde generealüberholt und hierbei die Entität „Schicht“ neu hinzugefügt. Schichten können als Vorlagen für rhythmisch wiederkehrende Dienste betrachtet werden.
Dienste selbst können auch weiterhin in gewohnter Weise individuell eingetragen werden, haben aber keinen bestimmten Rotations- bzw. Wechselrhythmus und unterliegen keinerlei zeitlichen Einschränkungen.
Dies bringt ein enorm hohes Maß an Flexibilität mit sich, bedeutete in der Vergangenheit (ohne die neuen Schichten) aber oft einen Mehraufwand beim Eintragen von wiederkehrenden Diensten, insbesondere bei komplexeren Schichtsystemen wie beispielsweise einem 3-Schichtsystem, z.B. bestehend aus Früh-, Tag- und Nachtschicht in einem Produktionsteam.
Solche Szenarien lassen sich nun wesentlich einfacher mit den neuen Schichten verwalten. So ist es hierbei nur einmal nötig, die einzelnen Schichten wie Früh-, Tag- und Nachtschicht mit ihren Abdeckungszeiten und dem Wechselintervall im Team zu hinterlegen. Anschließend ist die Zuweisung einer oder mehrerer Mitarbeiter zu einer bestimmten Schicht blitzschnell per Drag&Drop im Kalender erledigt. Die sich aus diesen Zuweisungen ergebenden individuellen Dienste werden dann automatisch in den Dienstkalender (Tab „Dienste“) eingetragen.
Gleichzeitig können dort auch weiterhin ad-hoc Dienste im Dienstkalender eingetragen werden, z.B. wenn sich plötzliche Änderungen ergeben.
Im nachfolgenden Beispiel des Dienstkalenders sind automatisch eingetragene Dienste aus der Früh-, Spät- und Nachtschicht dargestellt. Zusätzlich wurde für Marcus nur für den Montag aufgrund einer kurzfristigen Materialanlieferung ein Dienst in der Tagschicht eingetragen, welche normalerweise gemäß ihrer Konfiguration nur mit einem Mitarbeiter besetzt ist und nur einmal wöchentlich montags ihre Besetzung wechselt.
Schichten anlegen
Auf dem Tab „Schichten“ kann man durch Klick in den Kalender und optionales Aufspannen einer Zeitperiode oder aber durch den „Schicht erstellen“ Knopf in der rechten Leiste anleget werden.
Im Dialog kann dann der Wechselrhythmus (wann die Besetzung der Schicht wechselt) sowie ihre Abdeckungszeiten an einzelnen Wochentagen festgelegt werden. Ändert sich diese an Feiertagen, kann dies ebenfalls eingestellt werden. Eine 24×7 Abdeckung kann durch einfaches Aktivieren des Schalters eingestellt werden. Die Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter in dieser Schicht kann ebenfalls eingestellt werden, und dient hier als Hilfestellung bei der späteren Mitarbeiterzuweisung zu bestimmten Schichten.
Verbesserte Vertretungsfunktion
Die Vertretungsfunktion haben wir ebenfalls überarbeitet und sie nun zu einem unerlässlichen Werkzeug für die schnelle und unkomplizierte Reaktion auf Personalausfälle (z.B. Krankheit) oder persönliche Termine (z.B. Arzttermin) vom Dienstpersonal gemacht.
Zuvor wurden hier Vertretungen als eigenständiger Dienst eingetragen und der ursprünglich geplante Dienst entsprechend aufgesplittet. Sollte sich die Vertretungsdauer nun nachträglich ändern oder gar keine Vertretung mehr benötigt werden, war es zuvor etwas umständlich den ursprünglichen Dienst wiederherzustellen.
Dies ist nun jedoch eine kinderleichte Angelegenheit, da die Vertretung selbst nur „virtuell“ über den bestehenden Dienst gelegt wird. Sie lässt sich individuell verändern (verlängern oder verkürzen) oder die ganze Vertretung auch wieder entfernen.
Vertretungen werden nach wie vor im Dienstkalender angelegt („Vertretung anlegen“ im rechten Aktionsbereich) und dort auch verwaltet.
Nachfolgend ist Patrick in der Tagschicht am Montag von 15:00 bis 17:00 Vertreter für Ron. Die Vertretungsdauer kann durch Ziehen der Vertretung beliebig verändert werden, ohne dass der Dienst von Ron bearbeitet werden muss.
Grundsätzliche Einstellungen für den Schicht- bzw. Dienstbetrieb im Team
Das Schicht- bzw. Dienstregime kann im jeweiligen SIGNL4-Team feinjustiert werden. Es ist beispielsweise auch möglich, die zuvor erläuterte, kalenderbasierte An- und Abmeldung vom Dienst gänzlich zu deaktivieren und dies nur von den Mitarbeitern zur Dienstzeit in der mobilen App manuell durchführen zu lassen.
Eine weitere Option ist hierbei der Einsatz des „Übergabe-Copilot“, der zusätzlich aktiv zur Dienstübergabe auffordert und alle am Dienst beteiligten Teammitglieder intelligent orchestriert, aber dennoch eine gewisse Autonomie im Team ermöglicht.
Weiterhin lassen sich die folgenden, sehr leistungsstarken Dienst-Features ein- und ausschalten:
- Push-Benachrichtigungen, sobald jemand seinen Dienst beginnt oder abschließt
- Dienstabschlussbericht per E-Mail
- Diensterinnerungen per Push- Benachrichtigung
- Monatlicher Dienstzeitenbericht
Wir wünschen wie immer viel Spaß beim Entdecken 😊
