IT Alerting – was ist das?

Einführung

In der heutigen digitalen Welt ist die IT kein ’nice-to-have‘ sondern das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Daher ist ein reibungsloser IT-Betrieb essenziell für den Erfolg und sogar das Überleben. Doch technische Störungen und Ausfälle sind unvermeidbar. Hier kommt die IT-Alarmierung, oft auch hierzulande mit dem englischen Begriff ‚IT Alerting‘ bezeichnet, ins Spiel – ein entscheidender Bestandteil des IT-Service-Managements, der dabei hilft, Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.

Definition von IT Alerting

IT Alerting bezeichnet die automatisierte Benachrichtigung von zuständigen Personen oder Teams über IT-Störungen, Vorfälle oder Abweichungen von definierten Schwellwerten. Ziel ist es, schnell auf Probleme zu reagieren (mean-time-to-respond), um die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb zu minimieren und frühzeitig kleine und mittlere Störungen zu beheben, bevor daraus eine echte Krise oder ein Notfall wird. Alerting kann in verschiedenen Formen erfolgen, z. B. über E-Mails, SMS, Telefonanrufe oder Push-Benachrichtigungen.

Warum ist IT Alerting wichtig?

1. Minimierung von Ausfallzeiten: Schnellere Reaktionszeiten bedeuten, dass unerwartete Ausfälle und Störungen rasch behoben werden können.
2. Verbesserte Effizienz: Automatisierte Benachrichtigungen reduzieren die manuelle Überwachung und geben IT-Teams mehr Zeit für andere Aufgaben.
3. Proaktives Handeln: Mit IT Alerting lassen sich potenzielle Probleme erkennen, bevor sie großen Schaden anrichten.
4. Erhöhte Kundenzufriedenheit: Eine schnelle Problemlösung sorgt für einen unterbrechungsfreien Service, was die Kundenerfahrung verbessert.

Wie funktioniert es?

Das IT Alerting basiert zunächst auf Monitoring-Systemen, die kontinuierlich die Leistung und Verfügbarkeit von IT-Systemen überwachen. Der Markt für diese Tools ist riesig. Lösungen wie Checkmk, Icinga, PRTG, Zabbix und viele andere tummeln sich hier. Sobald ein festgelegter Schwellenwert überschritten wird oder ein Fehler auftritt, kann eine IT-Monitoring-Lösung einen Alarm auslösen. Dies geschieht in drei Schritten:

1. Erkennung: Ein Monitoring-System identifiziert eine Abweichung oder einen Vorfall.
2. Benachrichtigung: Eine automatisierte Nachricht wird an die zuständigen Personen oder Teams gesendet.
3. Reaktion: Die Empfänger analysieren und beheben das Problem.

Best Practices für effektives IT Alerting

Um IT Alerting effektiv einzusetzen, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Klare Priorisierung: Nicht jeder Alarm ist gleich wichtig. Eine Priorisierung hilft, die Ressourcen effizient einzusetzen.
• Zielgenaue Benachrichtigung: Anstatt Alarme als Gruppenbenachrichtigung zu versenden, sollten sie zielgenau an einzelne Personen mit den passenden Fähigkeit und gemäß Verantwortung und Verfügbarkeit zugestellt werden. Dies sichert eine schnelle und effektive Reaktion.
• Berücksichtigung von Bereitschaften: Für die Alarmierung außerhalb der Geschäftszeiten, die oft am bedeutendsten ist, ist die Berücksichtigung von Rufbereitschaftsplänen essentiell. Idealerweise bringt eine Lösung eine integrierte Planung mit und das Umschalten zwischen den Bereitschaftshabenden erfolgt automatisch. Dies erlaubt dann auch eine BYOD Strategie und vermeidet die Übergabe von Bereitschaftstelefonen oder die mühsame Umprogrammierung von Telefonanlagen im Wochenrhythmus.
• Vermeidung von Alarmmüdigkeit: Zu viele Benachrichtigungen können zu Überforderung führen. Filter und Eskalationsstufen sind hier entscheidend.
• Integration mit anderen Tools: IT Alerting sollte nahtlos in bestehende ITSM- oder Collaboration-Tools integriert werden.
• Nachverfolgung: IT Alerting sollte erlauben, den Status eines Alarms in Echtzeit einzusehen, d.h. insbesondere ob sich jemand um das Problem kümmert (‚Ownership‘). Dadurch entfällt die manuelle Nachverfolgung, ob an der Lösung eines Problems gearbeitet wird.
• Regelmäßige Überprüfung: Die Konfiguration der Alarme sollte regelmäßig überprüft und an aktuelle Anforderungen angepasst werden.

IT Alerting mit Monitoring-Tools?

Allerdings unterliegen die meisten IT-Monitoring Tools teilweise starken Einschränkungen in Bezug auf das IT Alerting. Die Verfügbarkeit von entsprechenden Kommunikationskanälen ist limitiert, z.B. bieten viele Tools nur Email oder maximal noch SMS an. Wenige Tools verfügen über eine mobile App mit Push-Alarmierung und diese ist oftmals nur rudimentär implementiert.

Fast alle IT-Monitoring Lösungen bieten weder die Möglichkeit, Alarme zu quittieren oder sie bei Nicht-Antwort zu eskalieren. Dies sind allerdings Funktionen, die bei kritischen Alarmen und außerhalb der Geschäftszeiten enorm relevant sind. Daher sind IT-Monitoring Tools mit den Anforderungen der Best Practice meist überfordert.

Auch die Planung und Verwaltung von Rufbereitschaft wird nur von einer Handvoll von IT-Monitoring Lösungen unterstützt.

Für sehr einfache und nicht-kritische Szenarien kann man also möglicherweise auf die integrierten Alerting Fähigkeiten einer IT-Monitoring Software zurückgreifen. Für geschäftskritische Anforderungen wird dies aber in den meisten Fällen nicht ausreichen. Was ist dann die Lösung?

SIGNL4 als spezialisiertes Tool

Zum Glück gibt es Software und SaaS Tools, die sich auf das Thema „IT Alerting“ spezialisiert haben. SIGNL4 ist so eine leistungsstarke Lösung für IT Alerting, die speziell darauf ausgelegt ist, kritische Alarme effektiv und effizient auszuliefern und zu verwalten. Mit SIGNL4 können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Benachrichtigungen immer die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen. Zu den herausragenden Funktionen von SIGNL4 gehören:

• Schnelle Benachrichtigung: SIGNL4 unterstützt verschiedene Kommunikationskanäle wie Push-Benachrichtigungen, SMS und Anrufe, um sicherzustellen, dass Alarme sofort wahrgenommen werden. Nutzer oder Administratoren können dabei je nach Typ des Alarms Benachrichtigungsprofile festlegen.
• Alarm Management von unterwegs: SIGNL4 bietet eine leistungsstarke mobile App, die zur Zentrale des IT Alerting wird. Die Alarmierung per Push ist durch die Überschreibung des Lautlos-Modus sehr zuverlässig und die App bietet viele Möglichkeiten Alarme individuell zu konfigurieren. Sie unterstützt Quittierungen, Eskalationen, Rufbereitschaftsmanagement, Fernaktionen und viele andere nützliche Funktionen.
• Schicht- und Eskalationsmanagement: Dank integriertem Schichtplan und Eskalationsstufen wird sichergestellt, dass Alarme nicht unbeantwortet bleiben. Damit wird Alarmmüdigkeit vermieden, da Alarme nur an Personen im Dienst oder der Rufbereitschaft ausgeliefert werden.
• Einfache Integration: SIGNL4 lässt sich nahtlos in bestehende IT- und Monitoring-Systeme integrieren. Über 175 Integrationen wurden getestet, verifiziert und dokumentiert.
• Mobile App-Unterstützung: Die mobile App von SIGNL4 bietet Echtzeitüberwachung und -verwaltung von Alarmen, wodurch die Reaktionszeit weiter verkürzt wird.

SIGNL4 ist somit eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die ein zuverlässiges und flexibles IT Alerting-System suchen, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Effizienz ihres IT-Teams zu steigern. Hier gibt es mehr Informationen zu SIGNL4.

IT Alerting und die Zukunft

Mit der zunehmenden Komplexität moderner IT-Umgebungen wird auch IT Alerting immer wichtiger. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen spielen eine wachsende Rolle bei der Vorhersage und Priorisierung von Alerts. Zukünftige Systeme werden daher noch präziser und effizienter arbeiten, um Unternehmen dabei zu unterstützen, sich gegenüber wachsenden IT-Herausforderungen zu behaupten und die Verfügbarkeit kritischer IT-Systeme sicherzustellen.

Fazit

IT Alerting ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner IT-Infrastrukturen. Es sorgt dafür, dass Probleme schnell erkannt und behoben werden, was die Stabilität und Effizienz des Geschäftsbetriebs verbessert. Durch den Einsatz von Best Practices und modernen Technologien wie KI können Unternehmen ihre IT-Operations weiter optimieren und zukunftssicher machen. Hier sind ein paar gute Beispiele.

Wenn Sie Ihr Alerting-System verbessern möchten, sollten Sie in eine Kombination von leistungsstarkem IT-Monitoring und einer spezialisierten IT Alerting Software investieren und sicherstellen, dass Ihre Teams optimal geschult sind. So bleiben Sie stets einen Schritt voraus.