Microsoft StaffHub wurde eingestellt. Ihr könnt die in SIGNL4 integrierte Planung für eure Schicht- und die Bereitschaftsplanung verwenden. Ihr könnt aber auch die REST-API (z. B. mit Microsoft Power Automate) für die Integration mit euren eigenen Planungstools verwenden.
Wir leben manchmal in einer etwas paradox anmutenden Welt. Unsere Autos, oder die, die uns bald automatisch durch ein Sprachkommando an Alexa vor die Tür geholt werden, fahren uns z.B. selbständig zum Arzt oder vor ein Möbelhaus. Dort angekommen ist es jedoch gerade mal wieder nicht möglich, die Chipkarte zur Anmeldung einzulesen oder das Kassensystem ist wieder ausgefallen und der Bezahlvorgang verzögert sich. In den letzten beiden Monaten hatte ich selbst zwei solche Erlebnisse, bei denen Technik nicht reibungslos funktionierte, und mir als Kunde dadurch unangenehme Nachteile, wie Zeitverlust durch Wartezeiten, entstanden. Ein Hotel konnte mir beim Checkout meine Rechnung nicht erstellen, da der Computer nicht funktionierte und ein Möbelhaus konnte meinen Einkauf nicht abrechnen, da es ein Problem mit dem Gutscheinverrechnungssystem gab. So unangenehm diese Fälle auch sind, sie werden aufgrund zunehmender Technisierung nicht weniger und sind vermutlich auch normal. Systeme fallen nun mal aus und es wird immer wieder fachlich versierte Menschen brauchen, um die Probleme dann rasch zu beheben. Wichtig ist hier jedoch, dass sie schnell und effizient über diese Störfälle alarmiert werden.
Bereitschaftsdienste planen ihre Schichten
Egal ob es sich um den Heizungsnotdienst in ihrer Ortschaft, den Servicedesk für ein Kassensystem, dem Notdienst für den Support von Medizingeräten oder der IT-Fachabteilung eines Großkonzerns handelt. All diese Teams planen ihre Bereitschaften, indem sie verschiedene Mitarbeiter für entsprechende Schichtzeiten einplanen. Während das früher oftmals mittels Kalenderbüchern oder Excel-Tabellen geschah, passiert das im Zeitalter der Digitalisierung online im Web oder per App, z.B. mit Diensten wie Microsoft StaffHub oder Shyftplan. Der große Vorteil liegt hierbei in der unglaublich schnellen und bequemen Anpassbarkeit der Schichtbesetzung. Unsere Welt tickt immer schneller und das zu Lasten jedweder Planbarkeit. Wir planen oftmals nur noch, um dann wiederum Ausnahmen bei Krankheit oder anderen Zwischenfällen im Plan unterzubekommen. Mit den zuvor genannten Werkzeugen geht das gerade auch per App auf dem Telefon super schnell und für alle Beteiligten stets transparent.
Eine Alarmierungslösung wie SIGNL4 verfügt bereits über eine eingebaute Schichtplanung und zahlreichen Funktionen und bequemer Planung per Mausklick im Browser. Mehr kann man hier erfahren.
Man kann aber natürlich auch eine dedizierte Lösung verwenden wie z.B. StaffHub verwenden. Dazu benötigen sie ein Office365 Konto. Danach könnt ihr euch hier einloggen und eure Mitarbeiter sofort in verschiedene Schichten einplanen. Mehr Informationen dazu gibt es hier in Englisch.
Schichtplanung ist gut, Bereitschaftsalarmierung ist besser
Effizienz bei der Bereitschaftsplanung ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass Probleme und Ausfälle schnell behoben werden können. Doch ohne eine schnelle und möglichst automatisierte Alarmierung der jeweiligen Schichtbesetzung, nützt die beste Planung nichts, um Ausfallzeiten möglichst gering zu halten. Die entscheidende Frage ist also, wie der Alarm z.B. vom Mitarbeiter hinter einem Kundentresen schnell zum entsprechenden Diensthabenden vom Helpdesk gelangt. SIGNL4 wurde genau für diesen Zweck entwickelt. Mit der SIGNL4 Alarmierungs-App kann das Bereitschaftspersonal schnell und sicher alarmiert werden. Mitarbeiter können dann beispielsweise Störfälle quittieren und jeder Schichtmitarbeiter sieht, welcher Kollege gerade mit welchem Problem oder Kunden beschäftigt ist. Die Alarmierung selbst kann ganz einfach über den Versand einer Email an SIGNL4 (eigene E-Mail-Adresse pro Team) oder den Aufruf eines Webhooks ausgelöst werden. Wie das im Detail abläuft, könnt ihr euch hier ansehen (Englisch).
Die Bereitschaftsschichten besetzt SIGNL4 über einen einfachen Knopfdruck für Dienstantritt und Schichtende. Noch flexibler und schneller geht es nicht. 😉 Optional kann man die eingebaute Dienst- und Schichtplanung verwenden.
Verknüpfung von StaffHub und SIGNL4 mittels Microsoft Flow
Wenn man jetzt aber ein externes Planungstool wie StaffHub verwendet, macht es natürlich Sinn, die Planungsdaten mit SIGNL4 zu verknüpfen. D.h. Kollegen werden automatisch gemäß der in StaffHub hinterlegten Schichten in die Rufbereitschaft hinzugefügt oder wieder in die dienstfreie Zeit entlassen. Um SIGNL4 zu verwenden, braucht ihr euch lediglich die SIGNL4 App auf euer Telefon herunterladen und könnt euch auch dort mit eurem Office365 Konto anmelden. Ladet euch danach dieselben Kollegen in euer Team ein, die ihr auch in StaffHub in die Bereitschaft einplant. Wie das ganz einfach geht, seht ihr hier (Englisch).
Um nun die SIGNL4 Bereitschaftsbesetzung an euren StaffHub-Schichtkalender zu koppeln, braucht es einen dritten Onlinedienst, nämlich Microsoft Power Automate (ehemals Flow). Dies ist ein Dienst zur Automatisierung von verschiedensten Prozessen. In Power Automate hinterlegt ihr also einen Ablauf, der euren StaffHub-Kalender regelmäßig im Hintergrund abfragt, um dann in SIGNL4 die Leute, deren Schicht beendet ist, aus der Bereitschaft zu entlassen und bei Beginn einer neuen Schicht diese Mitarbeiter auf Bereitschaft zu schicken. Die Möglichkeit, in SIGNL4 zusätzlich per Knopfdruck in die Bereitschaft einzusteigen oder in persönlichen Notfällen temporär zu verlassen, bleibt dabei komplett erhalten. Der Ablauf ist in Microsoft Power Automate als Vorlage für den SIGNL4 Konnektor bereits vorbereitet und muss nicht neu erstellt werden. Führt die folgenden Schritte aus, um ihn in eurer Power Automate Umgebung zu aktivieren:
- Logge dich mit deinem Office365 Konto in MS Power Automate (ehemals Flow) ein (https://emea.flow.microsoft.com)
- Klicke anschließend oben auf Vorlagen und gebe „SIGNL4“ in das Suchfeld ein
- Klicke nun auf die dort angezeigte Vorlage mit dem Namen „On-call duty handover with StaffHub and SIGNL4“
- Lege nun weiter unten eine Verbindung zu deinem StaffHub- und SIGNL4-Team an. Beides geht jeweils über einen simplen Login mit dem Office365-Konto und der anschließenden Freigabe für Microsoft Flow, auf diese Dienste automatisiert in deinem Auftrag zugreifen zu können (Consent Grant).
- Klicke danach nun unten auf „Flow Erstellen“
- Bearbeite nun den Flow und stelle bei der StaffHub-Aktivität sicher, dass der richtige Kalender aus deinem StaffHub Account abgefragt wird
- Fertig
Zusammenfassung
Es braucht heutzutage nicht mehr viel, um einen effektiven Servicedesk, Not- und Bereitschaftsdienst zu betreiben. Die Schichtplanung erledigt ihr im Handumdrehen in Online Tools wie StaffHub oder Shyftplan. Die Alarmierung der Schichthabende Personen übernimmt dann SIGNL4. Über eine E-Mail oder einen Web-Aufruf löst ihr die Alarme aus. Die Bereitschaft selbst wird basierend auf dem Schichtkalender verwaltet und mittels Microsoft Power Automate (oder Tools wie Zapier) automatisch nach SIGNL4 übernommen. Die Vorteile liegen bei allen Beteiligten auf der Hand. Das Bereitschaftspersonal ist flexibel bei der Schichtplanung und -veränderung und hat endlich auch wieder Spaß daran, Störfälle anzusehen und zu bearbeiten. Betroffene Personen, die in meinem Eingangsbeispiel oftmals vor oder auch hinter einem (Verkaufs-)Tresen stehen, profitieren von reduzierten Ausfallszeiten und schnellerer Störfallbehebung.
Ihr könnt SIGNL4 sofort und kostenlos testen. Einfach nur die App herunterladen und anmelden.
