Saubere Verfahren zur Schichtübergabe in IT-Betrieb und Produktionswartung sind ein Schlüsselelement der betrieblichen Kontinuität. Da die Arbeit in diesen Bereichen in der Regel in Schichten organisiert ist, ist es unerlässlich, den Überblick über alle kritischen Vorfälle, Maschinenausfälle, “Wer macht was?”, Problemlösung, noch offene oder ungelöste Störungen und andere damit zusammenhängende Punkte zu behalten. Dieses Wissen hat einen erheblichen Einfluss auf eine rechtzeitige oder sogar proaktive Reaktion, zum Beispiel wenn Probleme erneut auftauchen. Und natürlich müssen Probleme oder Störungen, die noch ungelöst sind, von der kommenden Schicht bearbeitet werden.

Unternehmen, die nach operativer Exzellenz streben, arbeiten mit Übergabeformularen auf Papier (oder manchmal auch digital), um Anomalien, Vorfälle und so weiter zu protokollieren. Die Übergabe zwischen den Schichten umfasst oft auch verbale Kommunikation oder sogar halbstündige Besprechungen zwischen den ein- und ausgehenden Teammitgliedern, d.h. zwischen dem Team der endenden und dem Team der beginnenden Schicht. Aber dies ist natürlich eine fehleranfällige Art der Informationsübergabe aufgrund eines möglichen Mangels an Vollständigkeit. Es ist einfach menschlich, Dinge zu vergessen, Papierkram zu vermeiden oder zu wenig etailliert dzu dokumentieren.

Hier ist ein kleines Beispiel für die Verwendung von Formularen bei der IT-Bereitschaftsdienstübergabe von Geekflare.

Ein digitales Übergabeverfahren mit SIGNL4

Ein hoher Grad an Automatisierung und Digitalisierung kann menschliche Fehler erheblich reduzieren und für eine größere Genauigkeit und Vollständigkeit der Übergabeinformationen sorgen. SIGNL4 bietet einen umfassenden Satz von Funktionen für eine vollständige digitale Übergabe. Hier ist, was es für Sie tut:

Den Überblick über alle Vorfälle und deren Lösungsstatus behalten

Wenn Sie SIGNL4 als Ihre Benachrichtigungszentrale verwenden, wird es durch die Verbindung Ihrer IT-Überwachungs-, ITSM-, MES-, IoT- oder SCADA-Systeme alle Vorfälle und Probleme für Sie alarmieren, dokumentieren und protokollieren. Durch die Unterstützung von Alarm-Lebenszyklen, einschließlich Quittierung und Lösung, dokumentiert SIGNL4 die Zuständigkeit und den Status von Störungen Wartungsaufträgen, und Problemen. Kommentare zu aufgetretenen Problemen (über den integrierter Chat) sorgen für eine noch umfassendere Dokumentation des Arbeitsfortschritts. SIGNL4 dokumentiert Zeit und Datum jede Störung, die quittierenden Personen, ihre Reaktionszeit sowie den Zeitpunkt des Abschlusses und bietet so ein vollständiges Journal aller Vorgänge rund um eine Störung oder einen Wartungsauftrag.

Das Dashboard in der Hand

Durch die intuitive mobile Anwendung (und die Webapplikation) bietet SIGNL4 ein mobiles Dashboard mit vollständiger Transparenz jedes Vorfalls und Echtzeit-Updates aller oben beschriebenen Details. Auf diese Weise haben Sie Ihr Operations-Dashboard jederzeit und überall verfügbar. Sie können sehen, was sich gerade in Ihrer Infrastruktur abspielt, während Sie gleichzeitig Zugriff auf das haben, was während der letzten Schicht und in den letzten 24 Stunden passiert ist. Dies ersetzt also das Papierformular, das Sie zuvor verwendet hätten, aber mit größerer Vollständigkeit und weniger fehlerhaften Informationen.

Wer war wann im Dienst?

Durch seinen integrierten Dienstplaner ermöglicht SIGNL4 die Planung und Verfolgung der Schichten und Aufgaben der Teammitglieder. In der mobilen App können Sie sehen, wer gerade Dienst hat. Kontaktoptionen in der App ermöglichen die Kommunikation per Klick.

Ein digitaler Schichtreport

Nach jeder Schicht sendet SIGNL4 automatisch per E-Mail einen Schichtreport, in dem alle Vorfälle, ihr Status, die Zuständigkeit, ihre Reaktions- und Behebungszeiten aufgeführt sind. Dieser Bericht geht an alle aus- und eingehenden Teammitglieder, kann aber auch zusätzlich an eine Verteilerliste geschickt werden, z.B. um Produktionsleiter zu informieren. Sie können diese E-Mail-Adresse für Schichtreports in Ihren Einstellungen zur Dienstplanung konfigurieren.

Die digitalen Übergabefunktionen für Schichten und Bereitschaftsdienste bringen erhebliche Produktvitätsfortschritte, indem sie Papierkram eliminieren, Fehler reduzieren und Ihren Geschäfts- und Infrastrukturbetrieb rationalisieren.

Melden Sie sich jederzeit für einen kostenlosen 30-Tage-Test bei SIGNL4 an um es selbst zu probieren.