„Naja, das ist nunmal der Job.“ Habt ihr das auch schon mal von euren Kollegen oder Chefs gehört, wenn es um Rufbereitschaft ging?

Stell dir vor, vor 3 Monaten hast du einen neuen Job begonnen und dich von Anfang an darauf gefreut. Du hast ein Wochenende im Monat Rufbereitschaft und dachtest, dass von Freitagabend bis Montagmorgen ja wohl nicht so viel passieren würde. Doch mittlerweile hast du gemerkt, wie sehr dich die Rufbereitschaft anstrengt und dass du immer unruhig wirst, sobald deine Schicht startet.

In der Nacht von Sonntag auf Montag gingen fünf Alarme ein, zwei gegen 1Uhr und einer jeweils um 2Uhr, 3Uhr und 5Uhr. Dabei hat es jeweils einige Minuten gedauert bis der Alarm geschlossen werden konnte. Dabei ging es nicht mal um wichtige Störfälle, die sofort gelöst werden mussten. Die ersten beiden waren für denselben Vorfall, aber das System hat das nicht erkannt und einfach doppelt benachrichtigt. Zwei der Alarme waren für eine leere Druckerpatrone, was allerdings auch bis Montag hätte warten können. Lediglich der Störfall um 5Uhr war wirklich kritisch und musste sofort behoben werden. Durch die ständigen Unterbrechungen war ein erholsamer Schlaf kaum möglich und Montag um 9Uhr geht die normale Schicht schon wieder los.

Klar, in der IT bei einem großen Konzern zu arbeiten, in der eine kritische Infrastruktur vorhanden ist, setzt auch mal Rufbereitschaft voraus. Aber nun überlegst du, ob du nicht doch nach einem anderen Job schauen solltest. Wie lange wird es wohl dauern, bis du dich ein paar Tage krankschreiben lässt, um den Schlaf mal nachzuholen? Hast du dich vielleicht auch schon mal dabei erwischt, wie du Alarme, ohne genauer zu schauen, geschlossen und gehofft hast, dass sie nicht so wichtig waren?

Wie wirkt sich Rufbereitschaft ohne gute Alarmierung aus?

Es gibt sehr viele negative Auswirkungen von Rufbereitschaft ohne eine gut konfigurierbare und zuverlässige Alarmierung. Dazu gehört ein schlechtes Betriebsklima, da die Kollegen gestresst, übermüdet und gereizt sein können. Auch ein höherer Krankenstand ist keine Seltenheit, denn dauerhaft übernächtigte Mitarbeiter sind schnell dauerhaft ausgelaugt. Verpasste Alarme aufgrund von „Alarmerschöpfung“ oder mangelhafter Benachrichtigung (Alarmierung ohne Quittierung) sind eine weitere Erscheinung, die eine kritische Infrastruktur gefährden können. Auch Planungsfehler, die bei der Nutzung von Excel oft auftreten, sind ein Problem. Oder der Aufwand der wöchentlichen manuellen Umprogrammierung der Telefonanlage, damit die nächtlichen Alarmanrufe bei der richtigen Person landen. Oder der Zwang der Übergabe des Bereitschaftstelefons, was gerade in Zeiten von Homeoffice umständlich geworden ist.

Und wir sprechen hier noch nicht einmal über die betriebswirtschaftlichen Probleme und frustrierte Kunden, wenn kritische Systeme aufgrund mangelhafter Alarmierung und schlecht gemanagter Rufbereitschaft ausfallen und SLAs nicht erfüllt werden.

Obwohl Rufbereitschaft ein häufiger Kündigungsgrund in der IT-Branche ist, sollte er es nicht sein und das muss er auch nicht. Damit du weder auf deinen erholsamen Schlaf noch auf Zeit mit deiner Familie verzichten musst, benötigst du eine gut eingestellte, zuverlässige und professionelle Alarmierungslösung, die nur dann benachrichtigt, wenn es wirklich notwendig ist. Nun fragst du dich sicher, welche Anforderungen an diese Lösung gestellt werden sollten und welche umsetzbar sind? Du hast Glück – wir haben unsere Erfahrungen für dich zusammengefasst.

Was sind grundlegende Anforderungen an Alarmierung?

• Prioritäten erkennen (Was ist wirklich ein Störfall?)
• Zuständigkeiten (Wer ist für welchen Bereich zuständig?)
• Schnellstmögliche Alarmierung mit Hilfe geeigneter Medien, die dich wecken
• Alarmierung nach Dienstplan (Wer hat heute Rufbereitschaft? Wer ist gerade im Dienst?)
• Eskalation bis zum Manager, falls wirklich mal ein Alarm verpasst wird
• Übersicht der Alarme bieten (Wie viele Alarme sind letzte Nacht eingegangen?)
• Zusammenarbeit mit anderen Kollegen
• Optional Fernaktionen, die eine Störfallreaktion vom Smartphone an jedem Ort ermöglichen – das erspart das Hochfahren des Notebooks und beschleunigt die Erstreaktion

SIGNL4 – entwickelt für die Rufbereitschaft

SIGNL4 ist eine mobile Alarmierungslösung, die für eine Rufbereitschaft entwickelt wurde. Die wichtigste Funktion für euren Bereitschaftsdienst ist, dass ihr bei kritischen Problemen zuverlässig benachrichtigt werdet, damit Ausfälle der IT vermieden oder zumindest kurz gehalten werden. Doch was gehört noch dazu?

Alarme können nach Wichtigkeit und Zuständigkeit gefiltert werden. Dabei werden im Browser geplante Diensptläne berücksichtigt, sodass nur zuständige Mitarbeiter in der Rufbereitschaft benachrichtigt werden können. Außerdem ist es wichtig, auf einen Blick erkennen zu können, um was für einen Alarm es sich handelt. Durch eine Anpassung von Farbe, Symbol und Push-Ton wird die Zuordnung und Relevanz von Alarmen deutlich beschleunigt. Dies wird in SIGNL4 durch die Kategorisierung von Alarmen erreicht. Für besonders kritische Alarmkategorien kann dann sogar die Stummschaltung am Telefon überschrieben werden.

Die verschiedenen Benachrichtigungskanäle Push, SMS und Sprachanruf können individuell konfiguriert werden. Beispielsweise ist es möglich, eine Push-Benachrichtigung sofort, eine SMS nach 5 Minuten und einen Sprachanruf nach 10 Minuten zu erhalten. SIGNL4 zeigt euch auf einen Blick alle relevanten und vor allem aktuellen Informationen. Damit wisst ihr immer, in welchem Bereich es eine Störmeldung gibt.

Die Kollaboration mit Kollegen gibt euch die Möglichkeit, Experten um Hilfe zu bitten und herauszufinden, ob schon jemand daran arbeitet und ob der Störfall eventuell schon gelöst wurde. Bei Bedarf können Alarme an ein anderes Team eskaliert werden, zum Beispiel wenn klar ist, dass das Problem in einen anderen Bereich fällt.

Hier könnt ihr alles zu Dienstplanung, Schichtplanung und Rufbereitschaft lesen, falls ihr mehr darüber erfahren möchtet.

Zusammenfassung

Um unsere Frage aufzugreifen – ja, Rufbereitschaft ist in der IT-Branche wohl ein häufiger Kündigungsgrund. Dabei ist es wohl auch einer der vermeidbarsten Gründe. Eine zuverlässige Alarmierungslösung wie SIGNL4 hilft euch bei der Dienst- und insbesondere Rufbereitschaftsplanung. Durch die automatisierte Alarmierung werden nur die zuständigen und verfügbaren Mitarbeiter sicher informiert und das vor allem auch nur, wenn es wirklich notwendig ist.

Unsere Kunden ermöglichen uns mit ihrem Feedback eine ständige Optimierung unserer Lösung und deren Funktionen. Durch den Austausch mit ihnen erfahren wir, wie wichtig es ist, eine Alarmierungslösung zu haben, die einem den Alltag auch während der Rufbereitschaft ermöglicht. Alarme werden nur durchgestellt, wenn sie dringend sind und es ist auf einen Blick ersichtlich, wie gehandelt werden sollte. Durch die mobile App können Fernaktionen direkt vom Smartphone aus ausgelöst werden, wodurch man den Sonntagnachmittag mit der Familie im Garten oder auf einem Ausflug verbringen kann, statt nochmal schnell zwischendurch zur Arbeit zu fahren. Im Idealfall kann man sogar das Notebook zu Hause lassen, da sich die wichtigsten Aufgaben gleich per Smartphone erledigen lassen.

Aber anstatt hier weiter über die vielfältigen Funktionen zu berichten, würde ich dir empfehlen, dich einfach selbst von SIGNL4 zu überzeugen, indem du unseren kostenlosen 30-Tage Test ausprobierst – dafür brauchst du nur ein Smartphone und eine Internetverbindung 😉