Service Hotline Anrufe mobil alarmieren

Außerhalb der Geschäftszeiten zuverlässig auf Kundenanrufe reagieren

Die Herausforderung

Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen heutzutage herausragenden Kundenservice bieten. Eine 24/7 Service Hotline einzurichten, ist üblich.

Diese zu besetzen ist allerdings eine Herausforderung, insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten. Selbst für große Unternehmen mit geringem Anrufaufkommen ist es nicht ökonomisch solche Hotline qualifiziert rund um die Uhr zu besetzen. Es bietet sich eine Rufbereitschaft an. Allerdings hat diese ihre Tücken, denn wer kann schon qualifiziert am Telefon antworten, wenn gerade mitten in der Nacht geweckt wurde, am besten noch von einem unzufriedenen Kunden.

Eine Anrufbeantworter funktioniert hier, allerdings sollte ein Rückruf schnell erfolgen und damit haben wir das Problem der zuverlässigen Alarmierung des Rufbereitschaftshabenden. Kundenanrufe können zwar leicht verzögert beantwortet aber verpasst werden sollten sie nicht.

Die Lösung

SIGNL4 ist die perfekte Lösung hier und unterstützt jeden Mailbox-Dienst, der eine Email mit der Aufnahme des Anrufs als WAV oder MP3 Anhangs versenden kann. Einfach die Email-Adresse des SIGNL4 Team im IVR oder VoIP System eintragen. SIGNL4 alarmiert dann die zuständigen und zur Rufbereitschaft angemeldeten Mitarbeiter . Diese werden per SMS, Anruf und Push alarmiert und können sich den aufgezeichneten Anruf in der App anhören und per Knopfdruck den Kunden anrufen, wenn sie soweit sind.

  • Alarmiert die Rufbereitschaft bei Anruf per Push, SMS und Anruf
  • Alarmiert solange bis Quittierung erfolgt
  • Eskaliert an das Management wenn keine Reaktion erfolgt
  • Kann WAV oder MP3 Anhänge direkt in der App abspielen
  • Verbindet mit dem Kunden per Knopfdruck
  • Anmerkungen zum Kundengespräch können direkt in der Alarmhistorie hinterlegt werden

Resultate

SIGNL4 ist eine sehr effektive und kostengünstige Lösung um Rufbereitschaften bei Hotline-Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten zu alarmieren. Es vermeidet, dass Kunden direkt mit einem aus dem Schlaf gerissenen Mitarbeiter sprechen müssen. Gleichzeit gehen keine Anrufe verloren und eine Reaktion wird garantiert.

Als perfekte Ergänzung zu einer Hotline mit Anrufbeantworter verbessert SIGNL4 die Reaktionszeiten, den Kundenservice und die gesamte Art und Weise wie Mitarbeiter den Dienst in der Rufbereitschaft empfinden.

Es werden alle VoIP/IVR Systeme unterstützt, die bei Anruf eine Email mit der aufgenommen Sprachnachricht im Anhang versenden können.

Funktionsweise

Kundenanruf

Kunde ruft die 24/7 Service Hotline außerhalb der Geschäftszeiten an und hinterläßt eine Nachricht

Email-Weiterleitung an SIGNL4

Das Voicemail/IVR System sendet eine Email an die Email-Adresse des Rufbereitschaftsteams in SIGNL4. Die aufgenommen Sprachnachricht wird als WAV oder MP3-Anhang übermittelt. Die meisten IVR/VoIP System unterstützen das (Beispiel).

Mitarbeiter alarmieren

SIGNL4 überprüft welche(r) Mitarbeiter Dienst hat und alarmiert diese(n) per Push, SMS und Anruf bis eine Reaktion erfolgt.

Eskalation falls notwendig

Falls innerhalb einer konfigurierbaren Zeit keine Reaktion/Quittierung erfolgt, kann ein Manager alarmiert werden.

Aufnahme abspielen

Der alarmierte Mitarbeiter der Rufbereitschaft kann in der App die Aufnahme des Anrufs direkt abspielen und quittieren.

Kunden zurückrufen

Nachdem das Problem verstanden und möglicherweise sogar schon untersucht wurden, kann der Mitarbeiter den Kunden direkt aus der App zurückrufen. Gesprächnotizen können direkt in der App erfasst und für alle transparent zum Arbeitsbeginn hinterlegt werden.
voicemail
Abfolge Alarmierung

Integrationsbeispiele

TensorFlow

IT-Betrieb

Google Stackdriver

IT-Betrieb

SteelCentral by Riverbed

IT-Betrieb

Retrace by Stackify

IT-Betrieb

New Relic

IT-Betrieb