Nach längerer Zeit ohne größeres Update hat es unser April 2023 Update dafür in sich – versprochen!

1. Zentrales Event-Management mit Verteilungsregeln 
   Wir haben einen neuen Mechanismus zur zentralen Verteilung von Events und Alarmen an verschiedene Teams eingebaut. Das “Zauberwort” hierfür heißt “Verteilungsregeln”, die es ermöglichen, Kriterien festzulegen, unter denen empfangene Ereignisse aus Drittsystemen an jeweils zuständige Teams verteilt werden.
2. Integrationsverwaltung
   Weiterhin haben wir die teambasierte Verwaltung von Konnektor-Apps in eine neue zentralisierte Integrationsverwaltung überführt, was die Verwaltung für zentrale Administratoren wesentlich vereinfacht. Vor allem ist die strikte 1:1 Zuordnung von Drittsystem-Konnektoren und Teams nicht mehr notwendig.
3. Globale API-Schlüssel
   Integrationen können nun auch einfacher über globale API-Keys (und nicht mehr nur Team basierte) vorgenommen werden. Globale API-Keys ermöglichen jetzt den API-Zugriff auf die gesamte Subskription.
4. Manuelle Alarme an alle Teams Senden
   Darüber hinaus ist es nun möglich, manuelle Alarme auch ganz einfach an alle Teams auf einmal zu versenden.
5. Erhöhte Passwortanforderungen und längere Sitzungsdauer im Portal
   Schließlich haben wir aus Sicherheitsgründen noch unsere Anforderungen an die Passwortkomplexität erhöht und zugleich die Sitzungsdauer in der Weboberfläche bezüglich Sicherheit und Wirtschaftlichkeit neu ausbalanciert und nun auf 8 Stunden erhöht.
6. Performance -Verbesserungen
   Wir haben die Performanz in der Weboberfläche verbessert und Situationen optimiert, in den ein Nutzer in sehr vielen, wenn nicht gar allen Teams einer SIGNL4 Subskription ist.

Zentrale Ereignisverwaltung

Die neue, zentrale Ereignisverwaltung – der neue „Integrationshub“ – ist die neue zentrale Anlaufstelle für die Integration von SIGNL4 in Drittsysteme, sei es via 2-Wege-Konnektor, Webhooks, Email oder durch Nutzung des REST APIs. Das Portfolio umfasst die Verwaltung dieser Integrationen inkl. API-Key Management sowie das Nachverfolgen von empfangenen Ereignissen.

Eines vorweg: Wir versuchen, wann immer möglich auf E-Mail-Kampagnen á la “Aktion erforderlich” zu verzichten und haben deshalb eure existierenden Integrationen 1:1 übernommen und sichergestellt, dass erstmal alles genauso weiter funktioniert, wie ihr es bisher aufgesetzt habt.

Integrationen erstellen und verwalten

Im Portal findest du einen neuen Menüpunkt “Integrationen”, in den auch die Konnektor-Apps der Teams umgezogen sind. Unter dem Tab “Galerie” könnt ihr alle in SIGNL4 verfügbaren Integrationen sehen.

Um eine Integration zu erstellen, gehst du wie folgt vor:

1. Finde deine Wunschintegration in der Galerie über Tag-Filter oder die Textsuche.
2. Die Integrationen enthalten eine kleine Symbolik auf der Kachel, die anzeigt, ob die Integration nur Ereignisse empfängt (1-way), nur Updates in das Drittsystem zurücksendet (“Backchannel”) oder beides kann (2-way).
3. Über den Toggle “Besitzer zulassen” kannst du festlegen, dass neben globalen Administratoren auch Administratoren eines Teams die Integration verwalten können. Das kann hilfreich sein, wenn die Drittsystemanbindung in einzelne Teams delegiert werden darf. In dem Fall musst du jedoch bedenken, dass dann empfangene Ereignisse nur an dieses Team verteilt werden können.
4. Je nach Typ der Integration musst du dann einige Konfigurationsdetails angeben. Beispiele hierfür sind Zugangsdaten zum Drittsystem. Nutze die Schaltfläche “Integrationsleitfaden” für weitere Informationen.
5. Schließlich kannst du noch eine Verteilungsregel (siehe nächster Abschnitt) anlegen lassen, die alle über diese Integration empfangenen Ereignisse and ausgewählte Teams verteilt. Dazu wählst du unten einfach die adressierten Teams aus. SIGNL4 erstellt diese Regel dann automatisch.
6. Danach klickst du auf “Installieren” und wirst anschließend zur installierten Integration weitergeleitet. Bei manchen Integrationen ist nur ein eingehender Webhook in SIGNL4 erforderlich. Dieser kann ebenso installiert werden, sollten noch keine wiederverwendbaren Webhooks in deinem SIGNL4-Konto vorhanden sein. Integrationen vom Typ “Bot” können hingegen nicht installiert werden und werden ausschließlich im Drittsystem- oder Gerät durch Login mit einem SIGNL-Konto in Betrieb genommen (z.B. Alexa oder Microsoft Teams).

Ereignisse an zuständige Teams weiterleiten

Bislang hatte jedes Team seine eigenen Integrationen (“Apps”) und empfangene Ereignisse wurden stets ausschließlich in diesem Team prozessiert. Dieses strikte Prinzip hatte einige Nachteile und ist jetzt aufgehoben.
Ab sofort werden sämtliche empfangenen Ereignisse mittels der völlig neuen “Verteilungsregeln” an das oder die jeweils zuständigen Teams verteilt. Es genügt also jetzt eine Integration mit einem Drittsystem um Ereignisse konditionsbasiert an mehrere Teams weiterzuleiten. Sie werden unter “Integrationen -> Verteilungsregeln” verwaltet. Eine Integration kann dadurch nun an mehrere Teams verteilen, wenn sie ausschließlich global (und nicht zusätzlich nicht von Team-Administratoren) verwaltet wird.

Jede Verteilungsregel enthält Kriterien (Link “Kriterien festlegen”), auf die empfange Ereignisse zutreffen müssen, um an die Teams verteilt zu werden. Sie werten empfangene Ereignisparameter mit verschiedensten Operatoren aus und können auch logische Verschachtelungen enthalten.
Das gilt allerdings nur, wenn du mindestens im SIGNL4 Plan “Optimieren” bist. Anderenfalls stehen die Kriterien nicht zur Verfügung und die Regel wird einfach immer alle Ereignisse der Integration an die adressierten Teams verteilen.

Schließlich enthalten die Regeln eine Tabelle der adressierten Teams, an die das Ereignis dann verteilt wird. Hier kann auch eine Kategorie aus dem jeweiligen Team angegeben werden, die das jeweils erstellte Signl erhalten soll.

Empfangene und verteilte Ereignisse nachverfolgen

Die über aktive Integrationen empfangenen Ereignisse und ihre Verteilung auf die Teams kann man ebenfalls im Integrations-Hub auf dem ersten Tab nachverfolgen (diese Ansicht gab es bisher in vereinfachter Form im Signl-Center). Hier kann man erkennen, wie ein Ereignis prozessiert wurde, d.h. welche Verteilungsregel Anwendung fand, an welche Teams das Ereignis verteilt wurde und, ob es in diesen Teams entsprechende Signls gab.

• Wenn ein Ereignis an ein oder mehrere Teams verteilt wurde und in diesen Teams jeweils gleich prozessiert wurde, dann hat das Ereignis diesen gleichen Status (hier am Beispiel “Signalisiert”):
  
• Wurde das Ereignis in den Teams unterschiedlich behandelt, hat das Ereignis den Status “Mehrere”:
  
• Gab es für das empfangene Ereignis keine Übereinstimmung mit den Kriterien aus irgendeiner Verteilungsregel oder die Regel hat keine adressierten Teams, dann wird der Status “Keine Regel oder Ziel” angezeigt:
  

Globale Keys für das REST API

Ebenfalls im Integrations-Hub gibt es einen weiteren Tab für die Schlüsselverwaltung des SIGNL4 REST APIs. Wie bei den Integrationen selbst, gab es bislang nur eigene API-Schlüssel für jedes Team. Das hat die Systemintegration bzw. den Datenexport oft sehr umständlich gestaltet. Auf dem Tab werden alle vorhandenen API-Schlüssel der einzelnen SIGNL4 Teams angezeigt. Um einen globalen Schlüssel zu erstellen, klickst du auf die Hinzufügen-Kachel und lässt den Toggle, der den Scope einschränkt, einfach aus.

Ein solcher globaler API-Schlüssel arbeitet dann auf den gesamten Daten in SIGNL4 und nicht nur auf denen eines speziellen Teams (gibt z.B. alle Signls und nicht nur die eines Teams zurück).

Manuelle Alarme an alle Teams senden

Falls Signls bei euch manuell in der Web-Oberfläche ausgelöst werden, gibt es tolle Neuigkeiten! Die manuellen Signls können nun auch direkt an alle Teams gleichzeitig versendet werden. Dadurch könnt ihr Informationen leichter an alle Teams in der Organisation versenden.

Erhöhte Passwortanforderungen und längere Sitzungsdauer im Portal

Die Anforderungen an die Passwortkomplexität wurden aus Sicherheitsgründen erhöht. Die Kriterien für gültige Passwörter nun sind z.B. sehr transparent auf der Signup-Seite ausgewiesen und müssen aber auch bei Passwortänderung (Weboberfläche oder mobile App) beachtet werden. Dies trifft nur zu, solltet ihr euch nicht mit Konten von Drittanbietern wie Microsoft Azure Active Directory bei SIGNL4 anmelden.

Gleichzeitig haben wir die Sitzungsdauer in der Weboberfläche bei Inaktivität auf 8 Stunden erhöht, um Sicherheit und Wirtschaftlichkeit im Unternehmensalltag besser auszubalancieren.

Performance -Verbesserungen

In größeren Setups gab es teilweise längere Ladezeiten in der Weboberfläche. Für entsprechende Szenarien haben wir die Performance verbessert und die Ladezeiten optimiert.

Änderungen am Konzept des Teamgeheimnisses

Mit dem neuen Update können Sie nun mehrere Webhook- und E-Mail-Endpunkte pro Team oder einen Webhook/E-Mail-Endpunkt für mehrere Teams erstellen (unter Verwendung von Verteilungsregeln). Dies führt zu einer Änderung des früheren Konzepts der „Teamgeheimnisse“. Zuvor hatte jedes Team einen festen Webhook- und E-Mail-Endpunkt. Das Teamgeheimnis war also der eindeutige Teil der Webhook-URL oder die E-Mail-Adresse des Teams. Es bestand eine 1:1-Beziehung zwischen Team und Endpunkt. Der eindeutige Bezeichner wurde daher „Teamgeheimnis“ genannt, da er für das Team eindeutig war.

Mit dem April-Update ist diese Kennung nun nur noch für den Webhook- und/oder E-Mail-Endpunkt eindeutig. Es handelt sich also nicht mehr um ein „Teamgeheimnis“, sondern um das spezifische „Endpunktgeheimnis“. Denken Sie daran, wenn Sie irgendwo in unserer Dokumentation auf die Verwendung des „Teamgeheimnisses“ hingewiesen werden.

Das Teamgeheimnis war früher auf der Teamkachel in der Teamübersicht zu finden und ist immer noch da, falls Sie die Generierung eines dedizierten Webhook/E-Mail-Endpunkts für dieses Team bei der Erstellung erzwungen haben. Wenn das Team jedoch entweder keinen exklusiven/zugewiesenen Webhook/E-Mail-Endpunkt oder mehrere hat, wird auf der Kachel jetzt „Mehrere“ angezeigt. Sie können nun das „Endpunktgeheimnis“ unter den installierten Connector-Apps finden. Einfach auf die entsprechende Kachel des Endpunkts klicken und dort finden Sie entweder die URL oder die Email Adresse des Endpunkts (inklusive des „Secrets“).

Zusammenfassung

Zusammenfassend bietet unser April-Update eine beeindruckende Auswahl an Verbesserungen, die dein Erlebnis zweifellos verbessern und deine Produktivität auf eine neue Ebene heben werden. Wir sind begeistert, unseren Nutzern diese leistungsstarken Tools zur Verfügung zu stellen und freuen uns darauf, großartige Dinge zu sehen, die damit erreichen werden. Warte also nicht länger, und erkunde alle neuen Möglichkeiten, die dir in SIGNL4 ab sofort zur Verfügung stehen! 🚀